電子メールの利用にあたって
最近では、受発注者双方の連絡手段として電子メールが一般的に用いられています。
受発注者双方にはパソコンの環境の違いがあるため、電子メールのファイル形式・容量、圧縮形式などについて協議しておくと、いざというときにトラブルが少なくなります。
電子メールについての協議項目と、その協議例は、以下のとおりです。
上記の内容は、あくまで推奨事項ですが受発注者間で協議を行うことにより、トラブル防止等のメリットが多いかと思います。
受発注者双方にはパソコンの環境の違いがあるため、電子メールのファイル形式・容量、圧縮形式などについて協議しておくと、いざというときにトラブルが少なくなります。
電子メールについての協議項目と、その協議例は、以下のとおりです。
・電子メールの形式は、トラブルの発生を抑えるため標準のテキスト形式とし、HTMLメール、リッチテキスト形式では送信しない。
・電子メールに添付するファイル形式は、「報告書オリジナルファイル」と同一とする。
なお、トラブルの発生を抑えるため、ファイル名は8文字、拡張子は3文字を推奨します。
・電子メールに添付できるファイルの容量は受発注者相互で確認し、その制約を守る。
容量の制約を超える場合にはファイルを分割し、送信する。
・添付ファイルの圧縮形式について協議し、標準的な圧縮形式を選定する。
一般的には、「lzh」「zip」形式が多く使用されています。
自己解凍ファイルの「exe」形式は、受信できないように設定している場合が多いので特に注意が必要です。
・添付ファイルには、必ずウィルスチェックを行ってから送信する。
上記の内容は、あくまで推奨事項ですが受発注者間で協議を行うことにより、トラブル防止等のメリットが多いかと思います。
